Kuidas kirjutada juhi sõnum nii, et see ei tekitaks meeskonnas ärevust

Esmaspäeva hommikul saadad meeskonnale kalendrikutse pealkirjaga „Lühike jutt“. Sinu peas on asi lihtne: tahad arutada, kuidas jagada uue kliendi töö järgmiseks kaheks kuuks. Kutses sellest aga sõnagi ei ole.

Kohtumine on neljapäeval, nii et kolm päeva seisab kutse kõigi kalendris. Üks ei mõtle sellele rohkem. Teine küsib kolleegilt, kas too teab, millest jutt tuleb. Kolmas vaatab üle oma viimased vead ja hakkab ette valmistama vastuseid küsimustele, mida keegi ei kavatse küsida.

Olen varem kirjutanud, kuidas üks lause võib tappa vastutuse enne, kui töö algab, ja miks sama sõnum mõjub inimestele nii erinevalt. Selles artiklis on praktilisem küsimus: kuidas kirjutada juhi sõnum nii, et see annaks inimestele selgust, mitte uut muret?

Miks ebamäärane sõnum tekitab rohkem ärevust kui halb uudis

UCL-i (University College London) teadlased uurisid 2016. aastal, kuidas ebakindlus mõjutab stressi. Katsealused mängisid arvutimängu, kus nad pöörasid ümber kive ja pidid ära arvama, kas kivi all on madu. Kui oli, said nad käele kergelt valusa elektrilöögi. Stressi tunti kõige rohkem siis, kui tõenäosus oli umbes pool ja pool. Kui löök oli kindel või kindlalt välistatud, oli stress väiksem. Uuringu juhtivautori sõnul on palju hullem mitte teada, kas löök tuleb, kui teada, et see kindlasti tuleb või ei tule.

Tööl ei ole elektrilööke, aga ebakindlus võib mõjuda sarnaselt. Lause „Peame rääkima“ ilma teemata jätab inimese täpselt sinna kõige ebamugavamasse kohta: midagi juhtub, aga ta ei tea, kas hea või halb. Siis täidab ta lünga ise ja pinge all täidetakse see harva kõige soodsama versiooniga.

Euroopa Tööohutuse ja Töötervishoiu Agentuuri (EU-OSHA) 2022. aasta küsitluses nimetas 26% Euroopa Liidu töötajatest oma töö riskina halba suhtlust või koostööd organisatsioonis. Halb suhtlus ei pruugi tähendada suuri kriise. See võib koosneda just sellistest väikestest lünkadest.

Uued artiklid otse postkasti

Liitu uudiskirjaga ja anname sulle teada, kui ilmub uus artikkel juhtimisest, selgusest pinge all ja sisemisest seisundist.

Liitu uudiskirjaga

Hea juhi sõnumi viis osa

Paljud ärevust tekitavad sõnumid on kirjutatud heas usus, lihtsalt liiga lühidalt. Juhil on kontekst peas olemas ja ta unustab, et lugejal seda ei ole. Hea sõnum vastab viiele küsimusele:

1. Mis toimub? Teema esimeses lauses, mitte viimases.
2. Miks? Üks-kaks lauset põhjusest. Ilma põhjuseta otsib inimene ise põhjust ja leiab selle tihti iseendast.
3. Mida see tähendab sinule? Ja kui oluline, siis ka see, mida see ei tähenda.
4. Mis on järgmine samm? Kes mida teeb ja mis ajaks.
5. Millal saad rohkem teada ja kust küsida? Ka siis, kui vastus on „reedel räägime edasi“.

Vaata sama sõnumit kahel kujul.

Enne: „Peame homme midagi olulist arutama.“

Pärast: „Homme kell 10 arutame uue kliendi projekti ja seda, kuidas jagame töö järgmiseks kaheks kuuks. Midagi halba pole juhtunud. Mõtle palun ette, milline sinu praegune töö võiks paariks nädalaks ootele jääda. Kui midagi on enne selgemaks vaja, kirjuta mulle.“

Teine sõnum on pikem, aga lugemiseks kulub ikka alla poole minuti. Selle eest ei pea keegi kulutama tervet õhtut järgmise hommiku peale mõeldes.

Lisaks sisule loeb inimene välja ka tooni. Ühesõnaline vastus „Ok.“, hüüumärgid ja „ASAP“ võivad kirjutajale tunduda lihtsalt kiire suhtlusena. Lugejale, kes juba muretseb, võivad need öelda, et juht on pahane. Sa ei pea kirjutama pikalt ega pehmelt. Sageli piisab ühest lausest, mis näitab, et kirjutasid inimesele, mitte ülesandele: „Aitäh, et märkasid. Vaatame homme koos üle.“

Ajastus ja kanal

Sõnumi sisu on pool asja. Teine pool on see, millal ja kuidas see kohale jõuab.

• Ära saada ebamäärast sõnumit enne õhtut või nädalavahetust. Neljapäeva õhtul saadetud „räägime homme“ tähendab mõnele kolleegile magamata ööd. Kui teema saab oodata, saada sõnum hommikul ja vestle samal päeval.
• Raske uudis kõigepealt inimeselt inimesele, siis kirjalikult. Kui otsus puudutab kellegi tööd otseselt, peaks ta kuulma seda sinult, mitte kolleegilt ega üldisest kirjast.
• Ütle kõigile korraga sama asja. Kui üks osa meeskonnast teab rohkem, sünnib kuulujutt kiiremini kui ametlik info.
• Vali kanal teema raskuse järgi. Kiirsõnum sobib praktiliseks infoks. Muudatus, mis puudutab inimese rolli, palka või tulevikku, vajab vestlust, kus saab küsida.

Selgus kasvatab vastutust

Meeskonna- ja motivatsioonikoolitus „Julgelt homsesse“ aitab juhil ja meeskonnal mõista, kuidas sisemine seisund ja stressitundlikkus mõjutavad suhtlust ja otsuseid, ning luua keskkonna, kus inimesed suudavad ka pinge all selgelt mõelda.

Tutvu koolitusega siin või jätka artikli lugemist allpool.

Mida kirjutada, kui sa ise veel kõike ei tea

Paljud juhid ootavad sõnumiga, kuni kõik on selge. Arusaadav soov, aga vahepealne vaikus ei ole neutraalne. Inimesed näevad, et midagi toimub, ja vaikus muutub kuulujutuks.

Parem on öelda kolm asja: mida sa tead, mida sa veel ei tea ja millal tead rohkem. Näiteks: „Juhtkond arutab järgmise aasta eelarvet. Otsuseid meie tiimi kohta veel ei ole. Räägin teiega järgmise nädala kolmapäeval, kui tean rohkem.“

Ja kui lubasid kolmapäeval rääkida, räägi kolmapäeval, ka siis, kui uut infot veel ei ole. Lubatud aja pidamine rahustab rohkem kui ükski julgustav lause.

Väldi tühja rahustamist. Laused nagu „Ärge muretsege“ või „Küll me hakkama saame“ kõlavad rahulikule inimesele mõistlikult, aga pinges inimesele üsna tühjalt. Teda rahustab rohkem selgelt nimetatud järgmine samm kui lubadus, et kõik läheb hästi. Sama mõte on tööstressi artiklis: mida vähem inimene teab, seda rohkem ta oletab.

Kontrolli enne saatmist

Loe sõnum enne saatmist läbi nende inimeste silmadega, kelle jaoks see on kõige raskem. Küsi endalt:

• Kas teema on esimeses lauses?
• Kas on selge, miks see sõnum just praegu tuleb?
• Kas lugeja teab, mida see tähendab tema tööle?
• Kas on kirjas järgmine samm ja aeg?
• Kas sõnum on kirjutatud nii, et sellest ei saa välja lugeda süüdistust, mida ma ei mõelnud?
• Kas tahaksin ise sellise sõnumi just sel kellaajal saada?

Kui mõnele küsimusele vastus on „ei“, lisa üks lause. See võtab minuti ja võib säästa kellegi õhtu.

Pikemas plaanis aitab ka see, kui inimesed ei pea juhiga rääkima ainult siis, kui midagi on valesti. Kui regulaarne kahekõne on tavaline, ei tekita ka „lühike jutt“ kalendris sama pinget. Sellest, kuidas vestlus arendavaks muuta, kirjutasin artiklis arenguvestlusest.

Juhi sõnum ei pea olema täiuslik. Peale info ütleb see inimesele alati ka seda, kas teda kirjutades silmas peeti.

Enne järgmise sõnumi saatmist küsi endalt: kui minu meeskonna kõige murelikum inimene loeb seda täna õhtul, mida ta sellest järeldab?

Tasuta videoseeria juhile: „Täpse juhtimise tugevad tulemused“

Kolmeosaline videoseeria ettevõtjatele, tipp- ja keskjuhtidele. Muu hulgas sellest, miks juhtimine ei toimi ja kuidas seda muuta ning kuidas anda tagasisidet nii, et töötaja oleks pühendunud. Täida ankeet ja saadame ligipääsu sinu e-postile.

Soovin vaadata

Allikad

• Archy O. de Berker jt: Computations of uncertainty mediate acute stress responses in humans, Nature Communications 7, 2016
• UCL uuringu kokkuvõte: Uncertainty May Cause More Stress Than Inevitable Pain, Neuroscience News, 2016
• EU-OSHA: OSH Pulse: Occupational safety and health in post-pandemic workplaces, 30.09.2022 (küsitlus aprillis ja mais 2022)