Arenguvestluse küsimused, mis aitavad päriselt rääkida

Kalendris on kolmapäev, kell 14: „Arenguvestlus, Mari“. Personaliosakonnast tuli eelmisel nädalal vorm, kus on 23 küsimust. Mari istub, sina avad faili ja loed ette esimese küsimuse. „Hästi läheb,“ ütleb ta. Nelikümmend viis minutit hiljem on vorm täis, mõlemad tänavad ja tõusevad. Kumbki ei öelnud midagi, mida teine juba ei teadnud.

Kas küsimused olid valed? Osaliselt. Sagedamini on asi selles, mida küsimus inimesele tegelikult ütleb. Kui juht loeb küsimust paberilt ja vaatab vastuse ajal ekraani, kuuleb inimene sõnade alt teist küsimust: „Kas me saaksime selle kiiresti ära teha?“ Ja vastab just sellele.

Gallupi 2019. aasta andmetel nõustub ainult 14% töötajatest täielikult, et tulemuste hindamine innustab neid paremaks saama. Ligi pooled ütlevad, et saavad juhilt tagasisidet paar korda aastas või harvem. Olen varem kirjutanud, miks paljud arenguvestlused ei arenda. Siin on küsimused, mida kasutada, ja see, mis peab olema paigas enne, kui ükski küsimus tööle hakkab.

Tasuta videoseeria juhile: „Täpse juhtimise tugevad tulemused“

Kolmeosaline videoseeria ettevõtjatele, tipp- ja keskjuhtidele. Muu hulgas sellest, miks kord aastas toimuv arenguvestlus ei anna adekvaatset pilti meeskonnas toimuvast ja kuidas anda tagasisidet nii, et töötaja oleks pühendunud. Täida ankeet ja saadame ligipääsu sinu e-postile.

Soovin vaadata

Enne küsimusi: mida vestlus inimesele ütleb

Küsimus töötab, kui on täidetud kolm tingimust. Inimene peab uskuma, et juhti huvitab vastus. Ta peab tundma, et ausa vastuse eest teda hiljem ei karistata. Ja ta peab nägema, et juht teab, mille kallal ta töötab. Kui juht ei tea, mis inimese töös viimastel kuudel juhtus, muutub iga küsimus eksamiks, kus töötaja peab oma tööd tõestama.

Kolm kokkulepet teevad vestluse lihtsamaks:

• Palk eraldi. Kui samas vestluses räägitakse arengust ja palgast, hakkab inimene kõike kuulama palganumbri kaudu. Palga ja edutamise jaoks lepi kokku eraldi aeg.
• Inimene räägib rohkem. Juhi ülesanne on küsida ja kuulata. Kui märkad, et oled ise rääkinud kümme minutit järjest, küsi järgmine küsimus ja jää vait.
• Vähem kokkuleppeid. Kümme arengueesmärki ununeb. Üks või kaks, mille juurde te tõesti tagasi tulete, jäävad meelde.

Vormist on kasu pärast vestlust, kui kokkulepped on vaja kirja panna. Vestluse ajal kipub see jääma kahe inimese vahele. Hoia vormi kõrval ja vaata sinna alles lõpus.

Esimesed viis minutit määravad suure osa ülejäänust. Ütle alguses, milleks vestlus on: rääkida inimese tööst ja arengust, mitte talle hinnet panna. Ütle, et palgast räägite eraldi. Ja enne kui oma küsimusi esitad, küsi temalt: „Millest sa täna kindlasti rääkida tahaksid?“ Kui ta toob laua taha oma teema, alusta sellest. See näitab paremini kui ükski sõna, et vestlus on tema jaoks.

Arenguvestluse küsimused rühmiti

Kõiki küsimusi ei pea küsima. Vali igast rühmast üks või kaks, mis sobivad selle inimese ja selle aastaga. Küsi ja jäta pärast küsimust vaikus. Esimene vastus tuleb sageli viisakusest, sisuni jõuab inimene mõnikord alles teisega.

1. Tagasivaade: mis tegelikult juhtus

• Millise tööga oled viimasest vestlusest saadik kõige rohkem rahul? Mis tegi selle heaks?
• Mis läks teisiti, kui lootsid? Mida sa sellest kaasa võtad?
• Millal tundsid, et sinu panus loeb? Kas oli ka hetki, kus tundus, et see ei loe?

2. Tugevused ja energia

• Millised ülesanded annavad sulle jõudu juurde ja millised võtavad seda?
• Mis asjus küsitakse sinult kõige sagedamini nõu?
• Kui saaksid järgmisel kuul teha rohkem ühte asja, mis see oleks?

3. Ootused ja takistused

• Kas sa tead, mida sinult praegu kõige rohkem oodatakse? Kus on ootused segased?
• Mis on viimasel ajal sinu tööd kõige rohkem pidurdanud?
• Kas vastutad millegi eest, mille üle sul tegelikult otsustusõigust ei ole?

4. Mida mina juhina saan teha

• Mida peaksin juhina tegema rohkem, vähem või teisiti?
• Kas oli hetk, kus oleksid vajanud minult abi, aga ei küsinud? Mis takistas?
• Kui sageli tahaksid, et me niimoodi räägiksime?

5. Areng ja tulevik

• Milline oskus muudaks aasta pärast sinu tööd kõige rohkem?
• Mida tahaksid järgmise kahe aasta jooksul proovida, siin või laiemalt oma karjääris?
• Mis on see üks asi, mille järgmise kolme kuu jooksul koos ette võtame?

Neljas rühm on kõige raskem, sest seal on hinnatav juht ise. Kui juht hakkab vastuse peale end kaitsma või pikalt selgitama, õpib inimene kiiresti, et ausus läheb talle maksma. Järgmisel korral on vastus „kõik on hästi“. Kui juht ütleb „aitäh, seda ma ei teadnud“ ja muudab pärast midagi nähtavalt, on järgmine vestlus juba teistsugune.

Vestlus, mis kasvatab vastutust

„Tuleviku juhtide meistriklass“ on kahepäevane praktiline koolitus juhtidele, kelle arenguvestlused ja 1:1-vestlused jäävad pealiskaudseks. Koolitus aitab neist teha vestlused, mille järel on ootused selgemad ja inimesed võtavad rohkem vastutust. Saadaval avaliku koolitusena ja sisekoolitusena kogu juhtkonnale.

Tutvu koolitusega siin või jätka artikli lugemist allpool.

Mis juhtub pärast vastust

Küsimus on alles pool vestlust. Teine pool on see, mida juht vastusega teeb.

1. Kuula lõpuni. Kui inimene räägib takistusest, on kiusatus kohe lahendus pakkuda. Palu enne: „Räägi veel.“
2. Kirjuta üles tema sõnadega. Kui hiljem kokkuleppeid üle loete, peab inimene ära tundma, et need on tema mõtted, mitte juhi kokkuvõte neist.
3. Lõpeta ühe või kahe kokkuleppega. Kes teeb mida ja millal te selle juurde tagasi tulete.
4. Tule kokkuleppe juurde tagasi. Kui kokkulepe ununeb, õpib inimene, et vestlus oli rituaal.

Rütm mõjub rohkem kui vorm. Sama Gallupi artikli järgi nõustuvad meeskonnaliikmed, kellele juht annab tagasisidet iga nädal, mitte kord aastas, 3,2 korda suurema tõenäosusega täielikult, et neil on motivatsiooni teha suurepärast tööd. Tööle pühendunud on nad 2,7 korda suurema tõenäosusega.

Arenguvestlus või koostöövestlus: kui tihti rääkida?

Paljudes organisatsioonides kutsutakse seda vestlust arengu- ja koostöövestluseks. Nimest olulisem on see, kas vestlus on aasta ainus kord, kui juht ja töötaja räägivad tööst ja arengust, või osa pidevast vestlusest.

Arenguvestlusest on minu meelest kõige rohkem kasu siis, kui see on osa pidevast juhendamisest. Praktikas võib see tähendada lühikest 1:1-vestlust iga nädala või paari nädala tagant ja suuremat tagasivaadet kord aastas. Siis ei pea aastavestlusel meenutama, mis juhtus kevadel. Sellest on juba räägitud ja suurel vestlusel saab vaadata ette. Lühikese ja ennustatava rütmi mõjust inimestele, kes on muutuste ja ootamatuste suhtes tundlikumad, kirjutasin artiklis Kuidas üks lause võib tappa vastutuse enne, kui töö algab.

Kui teie organisatsioonis on kohustuslik arenguvestluse vorm, kasuta seda kokkuvõtteks ja mäluks. Kui vormi pole, piisab ühest leheküljest: mis läks hästi, mis segas, milles me kokku leppisime ja millal vaatame uuesti.

Kui sinu kalendris on järgmisel nädalal arenguvestlus, vali siit kolm küsimust ja küsi neid nii, nagu vastus sind tõesti huvitaks. Enne vestlust küsi endalt ka üks küsimus: mida ma selle inimese tööst praegu ei tea?

Kingitus: raamat ja audioraamat „Ratsionaalne emotsionaalsus“

Raamat sellest, kuidas luua organisatsioon, mis hoiab oma inimesi, vaimustab kliente ja teenib kasumit. Sisesta oma e-post ja saad raamatu ning audioraamatu kingituseks.

Soovin raamatut

Allikad

• Gallup, Robert Sutton ja Ben Wigert: More Harm Than Good: The Truth About Performance Reviews, 06.05.2019
• Alar Ojastu: Kui arenguvestlus ei arenda, on aeg arendada vestlust